Missions :
- Assurer les activités d’assistance de la Direction
- Participer au bon fonctionnement des activités de la Direction
- Assurer une bonne circulation de l’information
Activités principales :
- Assurer les travaux bureautiques (saisies, prises de notes, correction et mise en forme des rapports, classement et archivage…)
- Gérer la correspondance du Directeur et de ses collaborateurs
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes en relation avec
l’entreprise
- Assurer le suivi des réclamations sensibles dans le CRM
- Gérer le planning et/ou l’agenda du Directeur
- Garantir la confidentialité des documents et courriers
- Gérer les fournitures de bureau et autres approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
- Enregistrer le courrier arrivé physique et fax
- Soumettre le courrier arrivé au Directeur et autres responsables de structures
- Transmettre le courrier départ et autres documents au Directeur et autres responsables de l’entreprise pour approbation et signature éventuelles
- Assurer l’envoi dans les délais du courrier et autres documents en relation avec l’agent de liaison
- Veiller à la fiabilité des données fournies
- Assurer le suivi du calendrier et des échéanciers de la Direction
- Suivre l’optimisation des ressources affectées à la Direction
- Assurer le suivi de la performance des activités d’assistance
Compétences Clés :
- Connaître les techniques de secrétariat –
- Connaitre et appliquer les procédures qualité liées à son domaine d’activité –
- Connaître les applications informatiques utilisées dans la gestion des activités
- Savoir organiser des réunions
- Gérer un planning de travail
- Avoir le sens de l’organisation et de la priorisation
- Maîtriser la reformulation
- Etre rigoureux
- Avoir une excellente élocution
- Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité
- Avoir une capacité relationnelle et un esprit d’équipe
- Etre dynamique – Sens de l’écoute