Description du Poste :
L’assistante de direction joue un rôle essentiel dans le soutien et la gestion quotidienne des activités du directeur ou de la direction générale. Elle est chargée d’assister le responsable dans ses tâches administratives, organisationnelles et de communication, contribuant ainsi au bon fonctionnement de l’entreprise ou de l’organisation.
Missions et Responsabilités :
- Gestion administrative :
- Traitement des appels téléphoniques, gestion de la correspondance et des emails.
- Rédaction, mise en forme et relecture de documents (rapports, courriers, présentations, etc.).
- Classement et archivage des documents importants.
- Organisation et planification :
- Gestion et coordination des agendas du directeur et de l’équipe.
- Organisation des réunions, réservation de salles et préparation des supports.
- Suivi des délais, rappels et relances pour les tâches en cours.
- Communication :
- Interface entre le directeur et les autres collaborateurs, partenaires et clients.
- Préparation des documents et dossiers nécessaires pour les réunions et les présentations.
- Gestion de voyages :
- Organisation des déplacements du directeur (réservations d’hôtel, billets d’avion, itinéraires, etc.).
- Préparation des documents de voyage et d’information.
- Coordination interne :
- Collaboration avec les autres départements pour la collecte d’informations et la résolution de problèmes.
- Suivi des projets en cours et préparation de rapports d’avancement.
- Gestion de l’information :
- Veille informationnelle sur les sujets pertinents pour l’entreprise ou l’organisation.
- Compilation de données pour la prise de décision.
- Confidentialité :
- Gestion des informations sensibles et confidentielles avec discrétion
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellente communication écrite et verbale.
- Capacité à gérer les priorités et les échéances.
- Organisée et rigoureuse dans la gestion des tâches.
- Sens du service et de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec différents niveaux hiérarchiques.